Comment réussir l'intégration salariés (onboarding) ?

Recrutement

Ultime étape de votre processus de recrutement, l’intégration salariés (onboarding) est LE moment à ne pas manquer.

Après s’être donné tant de mal à rédiger une offre d’emploi attractive et à attirer des candidats, il serait dommage qu’il parte après seulement deux semaines, n'est-ce pas ?

Cela est d’autant plus vrai dans l’IT où le recrutement prend beaucoup plus de temps pour arriver à terme ! 💸

Sans parler du coût qu’implique le fait de devoir relancer un recrutement, cela peut avoir un impact fort sur votre marque employeur.

Aujourd’hui plus que jamais, l’intégration est un moment essentiel qui va servir de socle au bien-être de vos collaborateurs. 

À l'heure actuelle, on estime que près de 50% des salariés ont déjà songé à quitter leur entreprise durant leur période d’essai à cause d'une mauvaise intégration.

C’est pour cela qu’il nous semblait important de vous aider dans ce processus si important d’intégration salariés, autrement appelé “Onboarding”.

Préparer le processus d’intégration salariés

processus intégration salariés

À l’instar de tout processus digne de ce nom, l'intégration salariés commence tout d’abord par une phase d’anticipation.

Il faut préparer l’arrivée du nouveau collaborateur.

Annoncer l’arrivée

Dans un premier temps, prévenez évidemment vos équipes qu’une nouvelle personne va rejoindre l’entreprise dans les prochains jours.

Mentionnez quelles vont être ses missions principales, sous quel responsable va-t-elle être et bien sûr quel est son prénom. 

Nul besoin de dévoiler son âge, ses expériences passées ou encore sa formation d’origine, la majorité de vos collaborateurs iront scruter son profil LinkedIn dans tous les cas 😅

De plus, il faut quand même laisser quelques informations de côté afin qu’elle puisse se présenter à eux par la suite. Arriver dans un environnement où les autres savent tout de toi et aussi désagréable que d’atterrir dans un endroit où les gens n’étaient même pas au courant de ton arrivée

Bref, selon la taille de votre entreprise vous pouvez envoyer ces informations par mail ou bien en parler directement avec vos autres collaborateurs. 

Nous vous conseillons de privilégier cette dernière solution, notamment auprès de l’équipe avec qui elle va travailler, cela vous permettra de répondre directement à leurs éventuelles questions.

Vous pouvez également proposer à quelqu’un de devenir son parrain/marraine au sein de l’entreprise. Le but étant bien sûr que le nouveau venu ait quelqu’un sur qui se reposer en cas de problème.

Nous parlons bien de “proposition”, cela ne sert à rien d’imposer à l’un de vos collaborateurs d’avoir une relation de parrainage s’il ne le souhaite pas, cela est totalement contre-productif.

Préparer son poste de travail


Il n’y a rien de pire pour l’intégration salariés que de voir que rien n’a été préparé pour son arrivée.

Cela comprend évidemment l’accueil mais aussi son poste de travail. 

Vu qu’on est sympa chez Neovity, on vous a fait une petite liste non exhaustive pour ne rien oublier :

  • Bureau
  • Ordinateur (pas celui avec un écran cathodique où Mireille faisait la compta avant qu’elle parte à la retraite hein 😂)
  • Chaise de bureau
  • Deuxième écran (si votre nouveau collaborateur est pour le pôle IT, il vous remerciera croyez-nous)
  • Bloc-notes
  • Stylos
  • Stabilos
  • Micro-casque (pour les visioconférences)
  • Agrafeuse
  • Gel hydroalcoolique/Masques
  • Ventilo (il fait 42 °C au moment où on écrit cet article, on est peut-être un petit peu influencé 🥵)

N’oubliez pas de lui créer une session avec un mot de passe ainsi que le code Wi-Fi si nécessaire. Notez tout cela sur un post-it et le tour est joué !

Une fois que c’est fait, nous pouvons enfin dire que son poste de travail est prêt.

Vous allez donc pouvoir organiser la suite.

Prévoir le temps


Pour réussir l’intégration salariés, il est nécessaire de nommer un responsable de son intégration.

L’idéal est bien sûr que l’une des personnes qui se soit chargée de son recrutement soit celle qui l’accueille lors de son arrivée.

Tout simplement car il aura déjà rencontré cette personne et sera plus à l’aise pour lui poser des questions. 🤔

Si elle n’est pas disponible, le patron (plus souvent le cas dans les PME) fait très bien l’affaire. Vous pouvez également demander au responsable du service dans lequel va être introduit ce nouveau collaborateur ou encore au parrain/marraine désigné précédemment.

Mais il faut bien garder à l’esprit qu’accorder du temps au nouvel arrivant est indispensable !

Présenter de l’entreprise, faire le tour des locaux, etc. Tout cela prend du temps. 

Sans parler du fait que, même une fois installé à son poste, il aura sûrement beaucoup de questions à vous poser.

Il faut donc impérativement prévoir une journée (où au moins une demi-journée) plutôt “light” de votre côté au niveau de votre charge de travail afin d’être le plus disponible possible pour votre nouveau petit protégé.

Si vous recrutez régulièrement, nous vous conseillons par ailleurs de préparer un outil très pratique en amont.

Écrire un livret d’accueil


Prendre du temps pour accueillir vos nouveaux collaborateurs c’est bien, mais si cela vous coûte plusieurs journées par mois ce n’est pas le but.

Surtout que vous allez toujours répéter les mêmes choses.

C’est pour cela qu’a été inventé le ✨livret d’accueil✨. 

Un document répertoriant tout ce que doivent savoir vos collaborateurs sur votre entreprise.

Chaque livret est unique en fonction des entreprises mais un tronc commun en ressort :

  • Édito : un message de quelques paragraphes, généralement écrit par le dirigeant et/ou les fondateurs, présentant l’entreprise dans son ensemble, avec ses valeurs et ses objectifs.

  • Historique : savoir d’où l’entreprise vient, comment a-t-elle créé, etc.

  • Activités : quelle est sa ou ses propositions de valeurs, quels sont ses personas, ses clients, etc.

  • Organisation : l’organigramme, tout simplement, afin qu’il puisse de repérer dans la hiérarchie et savoir à qui s’adresse en cas de besoin.

  • Juridique : les conventions collectives, les accords collectifs, le règlement intérieur, etc.

  • Horaires : les horaires de travail mais également les horaires d’ouverture et de fermeture des locaux/de l’immeuble/de la cafétéria/etc.

  • Congés/Absences : comment faut-il s’organiser en cas de vacances, de la maladie, etc.

  • Comité d’entreprise : quels sont les avantages d’un salarié dans cette entreprise.

  • Stationnement/déplacement : où se garer gratuitement, quels transports en commun prendre pour venir, quelle part des transports est prise par l’entreprise, etc.

  • Divers : où manger à proximité de l’entreprise, où se situe la salle de sport la plus proche, etc.

Bien sûr, il ne faut pas oublier d’y ajouter la forme. Un livret aéré, avec les informations importantes mises en valeurs et des infographies, est bien plus agréable à lire (et donc plus facile à retenir) qu’un document simple où les pavés de texte s’enchaînent.

Les derniers détails administratifs


Dernière chose à vérifier dans votre préparation à l’intégration salariés, les détails administratifs. 🧾

Pour être serein à ce niveau, posez-vous ces 4 questions :

  • A-t-il signé son contrat de travail ?

  • A-t-il fourni son RIB ?

  • Avons-nous reçu la copie de ses diplômes ? (si vous demandez des diplômes précis)

  • A-t-il pris la mutuelle d’entreprise ?

Si “non” est la réponse à une de ces questions, ce sera une des premières choses à régler lorsque votre nouveau collaborateur arrivera sur son nouveau lieu de travail.

Adapter l’intégration salariés


Évidemment, vous n’allez pas accueillir un nouveau collaborateur avec 25 ans de métiers derrière lui de la même manière qu’un jeune diplômé. 

Il vous faut absolument adapter votre processus d’intégration et votre parcours d’accueil à la personne que vous allez accueillir.

Une personne expérimentée va habituellement être opérationnelle beaucoup plus rapidement qu’un junior (sauf bien sûr dans un cas de reconversion par exemple).

C’est pourquoi vous devrez sûrement prévoir un peu plus de temps pour accompagner ce dernier dans son intégration au sein de votre entreprise. 👶

Notamment pour lui expliquer les spécificités administratives, les processus et les outils à maîtriser.

Par contre, ne le noyez pas sous des dizaines de documentations à lire. Privilégiez toujours l’échange à l’oral, on comprend mieux et c’est plus sympa 😉.

Créer un parcours d’intégration salariés

parcours intégration salariés

C’est le grand jour, le nouveau collaborateur arrive ! Accueillons-le comme il se doit !

On dit souvent qu’il n’y a pas deux chances pour faire bonne impression, c’est pour cela que la première journée d’intégration salariés est cruciale !

Alors, à l’instar d’un guide touristique, créez un parcours, un itinéraire qui vous permettra de faire découvrir à votre nouvelle recrue la merveilleuse entreprise dans laquelle il s’est engagé.

Comme pour le livret d’accueil, chaque entreprise est différente et vous pouvez organiser cette journée comme vous le souhaitez.

Mais vous commencez à nous connaître, on ne vous laisse jamais en plan 😉

Nous allons donc vous suggérer un parcours d’intégration classique mais néanmoins efficace :

  • Le P’tit Dèj’ ☕ : très apprécié des collaborateurs, le petit déjeuner est un moment convivial qui permet de commencer la journée dans la bonne humeur !

    Invitez les autres membres de son équipe voire l’entreprise entière si vous n’êtes pas des centaines. C’est le moment idéal pour commencer les présentations. Montrez-lui son parrain et/ou son tuteur/référent sur qui il pourra se reposer.

    Le fait de ne pas être dans l’environnement “entreprise” permet de se détendre et de s’ouvrir plus facilement.

  • Le tour du propriétaire 🚶‍♂️ : après cette pause bien mérité, invitez le nouvel arrivant à vous suivre afin de lui montrer l’entreprise dans ses moindres recoins, si ce n’est pas déjà fait :

         - Bureaux/Open-space : en expliquant bien où se situent les personnes vers qui il peut se tourner en cas de problème (administration, comptabilité, etc.)

         - Cantine/Réfectoire/Cafétéria : parce que manger c’est important !

         - Salle de pause : parce que se reposer c’est important !

         - Toilettes : parce que… oui bon, vous avez compris quoi

         - Issue de secours

    Présentez-le à tous ceux ne l’ayant pas encore rencontré afin qu’il ne soit pas perdu en les croisant plus tard.

    Vous pouvez également lui expliquer à ce moment où sont les boulangeries, supérettes et restaurants les plus proches s’il souhaite manger à l’extérieur.
  • Son petit coin de paradis ⛺ : une fois votre balade terminée, vous pouvez l’accompagner à son bureau.

    Indiquez-lui les mots de passe, les logiciels utilisés, l’intranet, etc.

    Donnez-lui son badge et faites lui signer les dernières subtilités administratives (contrat, mutuelle, etc.)

    Puis, laissez-lui la documentation nécessaire à la bonne compréhension de son nouvel environnement de travail. C’est à ce moment qu’entre en jeu le Livret d’accueil mentionné précédemment.

  • La pause du midi 🥪 : à l’instar du petit déjeuner, ce moment est idéal pour que votre nouveau collaborateur puisse se familiariser avec ses nouveaux collègues.

    Certains vont même jusqu’à manger au restaurant avec leur équipe lors de l’intégration d’un nouveau venu.
  • Un peu de liberté 🦅 : lorsque vous avez fini de manger, laissez-lui le temps de digérer en continuant de lire votre magnifique Livret d’accueil.

    Ensuite, laissez-le discuter avec ses nouveaux collègues de travail afin qu’il puisse en apprendre davantage sur eux.

    N’hésitez pas à abuser des pause-café, cela facilite le relationnel.

  • Le débriefe 💬 : quand la journée touche à sa fin, entretenez-vous avec votre nouveau collaborateur pour savoir si tout s’est bien passé et s’il a d’éventuelles questions.

    Profitez-en pour lui rappeler ses objectifs à court et moyen terme (vous aurez le temps plus tard pour évoquer le long terme).

Restez évidemment disponible tout au long de la journée (et les suivantes aussi) en cas de question.

Dans le cas où vous devez accueillir plusieurs nouveaux salariés lors de la même journée. Pensez plutôt à organiser des activités de groupe avec quelques mini-jeux pour apprendre à se connaître.

Accompagner la prise de poste de votre nouveau collaborateur

prise de poste intégration salariés

Une fois la journée d’intégration salariés terminée, votre nouveau collaborateur va pouvoir commencer à prendre ses marques dans votre entreprise.

Mais ce n’est pas une raison pour le laisser seul dans cette épreuve.

Les missions


Poursuivez un management régulier en lui assignant des missions simples afin de lui donner confiance pour pouvoir petit à petit le faire monter en compétences.

Les compétences


Dans la même veine, son tuteur devra bien évidemment l’assister dans la compréhension de son environnement de travail, de la culture de l’entreprise ainsi que de l’utilisation des outils. Le but étant de le rendre autonome et opérationnel le plus rapidement possible.

Dans le cas d’un remplacement, le tuteur est naturellement le “remplacé” . Cela permet de transmettre encore plus efficacement les informations nécessaires à la bonne conduite du poste.

Attention cependant à veiller à ce qu’il ne transmette pas de mauvaises habitudes 😅.

L’intégration


Son parrain/marraine devra également continuer à faciliter son intégration, notamment auprès des autres membres de l’entreprise.

Pour cela, n’hésitez pas à le faire travailler auprès d’autres services afin qu’il entre en contact avec eux. Cela aidera leurs relations futures.

L’adoubement


Bon, on ne savait pas trop comment nommer cette partie. Mais il est essentiel que le nouvel arrivant rencontre le CEO ou le Directeur de service (en fonction de la taille de l’entreprise) si ce dernier n'était pas présent lors de la journée d’intégration.

Il n’y a rien de mieux pour transmettre les valeurs de l’entreprise et impliquer un salarié que d’entendre le dirigeant parler des objectifs et des ambitions de l’entreprise.

Utiliser les outils de communication pour faciliter l’intégration salariés

communication intégration salariés

S’intégrer c’est bien, se sentir intégré c’est encore mieux ! Afin de réussir cela, n’hésitez pas à utiliser les nouveaux outils de communication à votre disposition :

  • Newsletter 📰 : si vous possédez une newsletter, faites un article spécialement pour la nouvelle arrivée. Sous la forme que vous souhaitez, interview, édito, etc.

  • Blog 💻 : que cela soit un blog interne ou bien externe comme celui-ci, avoir un article sur soi fait toujours plaisir et donne envie de s’impliquer encore plus pour réussir l’intégration salariés.

  • Réseaux sociaux 🌐 : évidemment, de nos jours, toutes les entreprises en phase avec leur époque ont un compte sur les réseaux sociaux, notamment sur LinkedIn.

Nous vous invitons donc à faire une publication “corpo” sur votre page entreprise. Vous pouvez également le faire via le compte d’un de vos membres les plus actifs si vous avez suivi notre stratégie “Ambassadeur” mentionnée dans notre article : “Pourquoi et comment développer sa marque employeur ?”.

Faire un premier bilan de l’intégration salariés

bilan intégration salariés

Contrairement à la période d’essai, la période d’intégration, elle, n’est pas limitée dans le temps.

C’est pourquoi nous vous suggérons d’effectuer un premier bilan de cette intégration salariés avant la fin de la période d’essai.

Ainsi, en plus des habituelles vérifications concernant l’atteinte des premiers objectifs et l’adaptation au poste, vous pourrez par ailleurs analyser comment cette intégration s’est déroulée et si vous souhaitez mutuellement que l’aventure continue.

Profitez-en pour lui demander un rapport d’étonnement, c’est un excellent moyen de récolter un feedback sur votre processus d’intégration et votre entreprise en général. De voir ce qui a le mieux fonctionné sur le nouvel arrivant, ce qui, au contraire, l’a un peu rebuté et ce qu’il aurait potentiellement modifié.

On ne peut pas créer une méthode parfaite d’un seul coup, cela vous permettra donc d’améliorer ce processus pour les prochaines recrues.

Cela vous permet également de jauger son état d’esprit et de mesurer l’adéquation entre lui, son manager et le job qui lui est proposé.

Si vous décidez de poursuivre le contrat, c’est aussi le moment de parler “formation”.

En effet, si vous sentez que votre nouveau collaborateur pêche dans un domaine, il faut lui faire sentir que vous êtes là pour le soutenir et l’aider à surmonter ce problème.

Et les formations sont un parfait mélange entre la montée en compétence et le fait de faire encore plus confiance à l’entreprise dans laquelle nous sommes. 

Car si elle nous paye une formation c’est qu’elle croit en nous, et on a toujours plus envie de s’investir pour quelqu’un qui croit en nous, c’est humain.

Le suivi de l’intégration salariés

Suivi intégration salariés

Après 6 mois dans l’entreprise, le salarié devrait s’être intégré parfaitement à votre culture et votre environnement d’entreprise.

Cependant, certaines personnes prennent plus de temps à s’adapter que d’autres, c’est pourquoi il est important de continuer à prendre de ses nouvelles régulièrement concernant son intégration.

Il faut qu’il sente que vous restez disponible pour lui. 

Si vous aviez décidé d’une formation lors du bilan précédent, allez aux nouvelles. Même chose si vous aviez noté un manque d’intégration.

Il est important que les manques soient comblés le plus rapidement possible pour que votre salarié soit épanoui et que son intégration soit réussie.

L’objectif final est que, lors du bilan annuel, votre collaborateur soit parfaitement intégré à votre entreprise.

Le mot de la fin

L’intégration salariés est un processus long mais crucial dans la vie d’une entreprise.

Il permet de réduire le turnover et d’améliorer votre marque employeur, deux éléments permettant d’évaluer la santé actuelle d’une entreprise ainsi que d'avoir une visibilité sur son futur à moyen/long terme.

Plus votre processus d’intégration sera efficace, plus vos collaborateurs seront opérationnels rapidement.

Cela améliore également votre culture d’entreprise, ce qui augmente grandement l’implication des salariés dans leur travail.

Alors certes, créer et optimiser ce processus prend du temps. Mais croyez-nous, les résultats sur le long terme ne sont plus à démontrer.

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